În urma unei analize a activităţii de Registratură, de relaţii cu publicul şi de comunicare instituţională în anul 2020 a Agenţiei pentru Finanţarea Investiţiilor Rurale, instituţie aflată în subordinea MADR, precum şi a obiectivelor propuse în ceea ce priveşte transparenţa şi rapiditatea comunicării cu publicul, conducerea AFIR a stabilit termene clare de răspuns în ceea ce priveşte corespondenţa cu beneficiarii.Pentru cuantificarea rezultatelor optimizării termenelor de răspuns s-a analizat corespondenţa transmisă AFIR, rezultatul fiind o medie aritmetică de aproximativ 8 zile termen de răspuns la petiţiile transmise în anul 2020.in decursul perioadei analizate, respectiv ianuarie 2020 – 13 ianuarie 2021, există şi extreme ale termenelor, respectiv de 31, 29 sau 20 de zile. Acestea sunt însă cazuri cu incidenţă scăzută, fiind sub 1%.În acest an, în urma măsurilor de reducere a termenelor şi, implicit de optimizare a fluxurilor de corespondenţă, procesul de comunicare externă prin corespondenţă a înregistrat îmbunătăţiri semnificative. Astfel, începând cu data de 14 ianuarie 2021 şi până în prezent, termenul mediu de răspuns a ajuns la 3,9 zile. Optimizarea corespondenţei AFIR a presupus clasificarea petiţiilor şi solicitărilor în mai multe categorii de termene de răspuns raportate la complexitatea acestora.Astfel, au fost stabilite trei categorii, pornind de la petiţii cu subiect simplu sau conţinut frecvent (termenul maxim de expediere a răspunsului este de 3 zile lucrătoare de la primirea solicitării), la petiţii cu caracter specific sau tehnic (termen maxim de 10 zile lucrătoare) şi până la solicitările complexe sau care necesită verificări documentare sau vizite pe teren (răspunsul se transmite în maxim 25 de zile calendaristice, acest termen poate fi prelungit în baza unei justificări temeinice la maximum 30 de zile).AFIR îşi propune monitorizarea trimestrială strictă a termenelor acordate documentelor şi evidenţierea situaţiei exacte a progreselor realizate, astfel încât să se poată ajunge la un timp de răspuns cât mai scurt, în interesul solicitanţilor şi beneficiarilor de fonduri europene.
