De săptămâna trecută, în cadrul aparatului de specialitate din Primăria Târgoviște nu mai circulă documente în format letric. Proiectul privind digitalizarea administrației publice locale este foarte aproape de finalizare și deja totul se semnează și se transmite în format digital, inclusiv documentele aferente convocării ședințelor Consiliului Local Municipal.
Practic circuitul intern al documentelor este digitalizat, acesta fiind o primă etapă în procesul de eliminare completă a modului de lucru clasic, cu actele pe suport de hârtie.
„Asta înseamnă că, anul viitor, va dispărea cu totul hârtia. Spun anul viitor, pentru că trecerea la digital se face etapizat. În prima etapă, s-a digitalizat activitatea aparatului de specialitate, urmează Direcția de Asistență Socială, Direcția de Administrare a Patrimoniului Public și Privat. Toate astea în decurs de câteva luni. Vrem ca, până la finalul anului, toată lumea să beneficieze de acest proiect”, a declarat primarul Daniel Cristian Stan.
În mod firesc, după implementarea programului în toate direcțiile și serviciile din cadrul Primăriei, va urma digitalizarea relației cu publicul. Cetățenii vor avea la dispoziție, cu titlu gratuit, o aplicație, își vor face conturi și vor interacționa online cu personalul autorizat:
„Asta înseamnă că cetățeanul își face un cont într-o aplicație pusă la dispoziție de către Primărie, încarcă documentele, le trimite și ajung automat la compartimentul specializat, primește răspuns de acolo, vede statusul etc. Este o modalitate modernă și facilă prin care interacțiunea cu cetățeanul se face mult mai ușor. Nu se va mai sta la coadă, la Registratură nu au de ce să mai vină oamenii. Oricum, și în acest moment, cei care vin la Registratură depun hârtia, noi luăm, o scanăm și o introducem în sistem, pentru că nu are cum să mai meargă fizic.
Cred că este unul dintre cele mai importante proiecte care au vizat activitatea administrației publice locale târgoviștene, un proiect de natură să schimbe relaționarea cu cetățeanul, care, pe alocuri, se manifesta destul de greoi, mai ales pe zona de depunere de documente, obținere de adeverințe etc. Toate se vor obține cu două, trei, patru click-uri, în funcție de numărul de semnături electronice care se aplică pe documentele respective. Se poate vedea de către conducerea Primăriei orice document, unde se găsește, de cât timp este depus, dacă este semnat sau nu, dacă este soluționat sau nu. Este o activitate cu destule provocări pentru că trebuie ieșit puțin din zona de confort și făcut altceva decât se făcea înainte”, a precizat primarul Daniel Cristian Stan.
În mod firesc, la momentul lansării către public a programului, se vor face informări corespunzătoare și o prezentare amplă a ceea ce înseamnă crearea contului în aplicație, cum se folosește și tot ceea ce ține de această interacțiune la nivel digital. În paralel, pentru o perioadă de timp se va păstra și interacțiunea fizică cu publicul, pentru că vor fi probabil persoane care nu se vor descurca să utilizeze aplicația.
„În urmă cu 10 ani, un asemenea proiect părea de domeniul SF. În urmă cu 5 ani, spuneai că poate exista dar nu se poate aplica la noi. În urmă cu 3 ani, ne-am gândit va fi foarte greu, dar hai să depunem și să obținem acest proiect european și uite că acum se întâmplă digitalizarea. Cred că este de bun augur. Suntem printre puținele administrații publice locale mari, de municipii reședință de județ din România, care a implementat acest proiect.
Va exista arhiva electronică, iar orice document va putea fi găsit cu cheie de căutare, chiar dacă nu știi numărul de înregistrare. Cei care vor veni după noi vor avea o arhivă în care vor găsi foarte ușor și peste zeci de ani un document, nu vor căuta dosare prin arhive fizice așa cum se întâmplă acum”, a mai spus edilul municipiului Târgoviște – Daniel Cristian Stan.
